Compte en archive légale

Quand plusieurs comptes d'une même société sont regroupés, ou qu'une société quitte Autoria, l'équipe Autoria peut passer un compte en archive légale. Ses factures, avoirs, contrats et reçus ne sont ni déplacés ni supprimés : ils restent là où ils ont été émis, avec leurs numéros d'origine.

Ce qui change pour le compte archivé

• Le compte reste consultable en lecture seule par ses membres, gratuitement, jusqu'à la fin de la durée légale de conservation des pièces.
• Plus rien ne peut y être créé ni modifié : réservation, client, véhicule, encaissement, paramètres. Un compte n'est archivé que lorsqu'il n'a plus de location en cours ni de facture en attente d'émission.
• Il n'est plus facturé par Autoria et ne compte plus dans le nombre de sociétés que vous pouvez créer.

Retrouver le compte archivé

Le compte reste dans la liste Choisir votre société, avec le badge Archive légale. Une fois dedans, une bannière rappelle depuis quand il est archivé et jusqu'à quand il est conservé.

Télécharger les pièces

Chaque facture, avoir, contrat ou reçu se télécharge comme avant, depuis la Facturation ou la fiche de la réservation.

Le bouton Voir l'archive de la bannière ouvre la fenêtre Archive légale. Pour les membres qui ont accès aux exports comptables, elle affiche :

• les Pièces conservées, par type ;
• les Exports comptables de l'archive, établis sur toute la durée de vie du compte au moment de l'archivage : Journal des ventes, Brouillard de caisse, Relevé déclaratif et État du prélèvement journalier ;
• le Manifeste d'intégrité (liste et empreintes des pièces), qui liste chaque pièce et chaque export avec son empreinte. Il permet de prouver qu'aucune pièce n'a été modifiée depuis l'archivage.

Juste après l'archivage, la fenêtre indique que l'archive est en cours de constitution : les exports et le manifeste apparaissent quelques minutes plus tard.