Clients Mis à jour le 8 octobre 2026
Durée de conservation des fiches clients
Déclarer combien de temps votre société garde la fiche d'un client après sa dernière activité, et ce qu'Autoria fait de cette durée.
Votre société déclare dans Autoria combien de temps elle conserve la fiche d'un client après sa dernière activité. Cette durée sert ensuite à supprimer ou anonymiser les fiches qui ne servent plus.
Déclarer la durée
- Ouvrez Paramètres, onglet Société.
- Dans le bloc Conservation des fiches clients, saisissez la Nouvelle durée, en mois.
- Cliquez sur Enregistrer la durée.
La durée doit rester dans les limites affichées sous le champ, fixées selon la législation du pays de votre société : une durée hors de ces limites est refusée. Le bloc affiche la Durée déclarée et la date de la déclaration (Déclarée le). Les rôles Propriétaire et Administrateur peuvent la modifier.
Tant qu'aucune durée n'est déclarée, le bloc indique Non déclarée et aucune fiche n'est supprimée ni anonymisée automatiquement.
Ce qu'Autoria fait de cette durée
- La dernière activité d'une fiche est la plus récente de ces dates : sa création, sa dernière modification, et les dates des locations où le client est conducteur principal ou secondaire.
- Chaque nuit, les fiches sans activité depuis plus longtemps que la durée déclarée sont supprimées. Une fiche liée à une location est anonymisée plutôt que supprimée : nom, e-mail, téléphone, numéros de permis et de pièce d'identité sont remplacés, et la fiche disparaît de la liste des clients.
- Une fiche est conservée tant que le client a une location non terminée, ou tant qu'une de ses factures en a besoin : facture impayée, facture à établir, ou facture ancienne qui ne garde pas sa propre copie de l'identité du client.
- Les factures et les contrats ne sont jamais modifiés : ils gardent l'identité du client telle qu'elle était à leur émission.
Le bloc Conservation des fiches clients indique si ce traitement automatique est activé pour le pays de votre société. Tant qu'il ne l'est pas, aucune fiche n'est modifiée, même si une durée est déclarée.
Réduire la durée peut faire traiter davantage de fiches lors du passage suivant : le bloc vous le signale avant l'enregistrement quand le traitement est activé.
Supprimer une fiche vous-même
Dans Clients, ouvrez le menu d'actions du client puis choisissez Supprimer. Une fiche jamais liée à une location est supprimée ; une fiche liée à une location est anonymisée de la même façon que ci-dessus. L'action n'apparaît pas pour un client qui a une location en cours.