Gérer ses agences

Chaque location est rattachée à une agence de votre société : celle qui a le client et fait le contrat. Cette agence est fixée à la création de la réservation et suit toutes les pièces de la location (encaissements, états des lieux, sinistres, factures). Si votre société n'a qu'une agence, rien ne change pour vous : toutes vos locations y sont rattachées.

Quand une location a été saisie dans la mauvaise agence, vous pouvez la corriger. Chaque changement est enregistré avec son motif, son auteur et sa date.

Avant la facture

Depuis la fiche de la réservation, choisissez Changer d'agence. Choisissez la Nouvelle agence parmi les agences actives de votre société et indiquez le Motif, obligatoire.

La location passe dans la nouvelle agence avec ses encaissements, ses états des lieux, ses sinistres et leurs documents. Les entretiens restent dans l'agence de leur véhicule.

Après la facture

Une facture émise ne change jamais d'agence. Dès qu'une location a une facture, l'action Changer d'agence n'est plus proposée : l'agence se corrige en corrigeant la facture.

Depuis l'onglet de facturation de la réservation, choisissez Corriger la facture, puis l'Agence de la facture rectificative. L'aperçu montre l'agence de chaque pièce. À la validation, dans la même opération :

• l'avoir annule la facture d'origine et reste dans l'agence d'origine ;
• la facture rectificative et la location passent dans la nouvelle agence ;
• les encaissements restent dans l'agence d'origine.

Le motif de la correction, obligatoire, sert aussi de motif au changement d'agence. Si une étape échoue, rien n'est enregistré. Voir l'article « Émettre une facture conforme (TVA et timbre fiscal) » pour le reste de la correction.

Ce qui est refusé

• Une agence qui n'est pas active ne peut pas recevoir de location.
• Les locations d'une agence en cours de sortie n'en sortent que par la procédure de sortie.
• Une location facturée ne change pas d'agence en dehors de la correction de sa facture, ni tant qu'une autre de ses factures (une facture de remise en état, par exemple) n'est pas annulée.

Qui peut le faire

Par défaut, changer l'agence d'une location est réservé au Propriétaire et aux Administrateurs. Après la facture, il faut aussi le droit de corriger une facture.