Facturation centralisée (factures à établir)

Par défaut, Autoria émet la facture d'une location au moment de son règlement. Si votre comptabilité préfère émettre les factures plus tard, à partir des locations terminées, activez la facturation centralisée : aucune location ne reste sans facture, la facture est simplement émise en différé.

Activer la facturation centralisée

Ouvrez Paramètres, onglet Facturation, bloc Mode de facturation, puis choisissez Facturation centralisée. Seul un rôle qui gère les paramètres légaux et fiscaux peut modifier ce réglage. Pour revenir au fonctionnement par défaut, choisissez Au règlement : les factures déjà à établir restent dans la liste et s'émettent de la même façon.

Ce qui se passe au retour du véhicule

Au retour du véhicule, Autoria crée une facture à établir, sans numéro ni date d'émission. Elle reprend les montants de la location ; au règlement, ses montants sont recalculés (retard, dommages, remise, paiement encaissé) et elle reste à établir. Tant qu'elle est à établir, elle ne peut être ni envoyée au client, ni corrigée par un avoir.

Émettre les factures à établir

Depuis la page Facturation, le bouton Factures à établir ouvre la liste des locations terminées dont la facture n'est pas encore émise, de la plus ancienne à la plus récente. Vous pouvez la limiter à un mois de fin de location, ou revenir à Tous les mois. La mention non réglée signale une location rendue mais pas encore réglée.

• Émettre émet une seule facture.
• Cochez plusieurs factures, ou Tout sélectionner, puis Émettre la sélection pour les émettre en une fois.

À l'émission, chaque facture reçoit son numéro et sa date d'émission, dans l'ordre des fins de location, et son PDF est généré. Chaque facture est émise séparément : si l'une échoue, les autres sont émises quand même, et le message indique combien ont été émises et pourquoi les autres ne l'ont pas été. Une facture ne peut pas être datée avant la dernière facture déjà émise.

Émettre les factures est réservé au Propriétaire, aux Administrateurs et aux Gestionnaires. Par défaut, le Comptable voit la liste sans pouvoir émettre ; l'Employé ne peut pas émettre.

Remettre la facture au client

Dans Paramètres, onglet Facturation, bloc Mode de facturation, la partie Remise de la facture indique comment la facture émise parvient au client :

• Envoi automatique : la facture est envoyée par email au client dès qu'elle est émise, au règlement ou depuis Factures à établir, si son email est renseigné.
• Sur demande : la facture est émise pour chaque location, mais envoyée au client seulement s'il la demande, avec l'action Envoyer la facture demandée de la page Facturation. Autoria garde la trace de chaque envoi.

La remise sur demande n'est proposée que si la législation du pays de votre société l'autorise. Sinon, le bloc indique : « La remise de la facture sur demande n'est pas proposée pour le pays de votre société. » C'est le cas en Tunisie pour le moment.

Rappel avant l'échéance de déclaration

Quand des factures de locations terminées le mois précédent sont encore à établir, le Propriétaire et les Administrateurs reçoivent une notification 7 jours, 3 jours puis 1 jour avant l'échéance de déclaration de la TVA : le 28 du mois suivant pour une société, le 15 pour une personne physique. Elle indique le nombre de factures à établir, le mois concerné et la date de l'échéance. Chaque rappel n'est envoyé qu'une fois ; il n'y en a plus une fois les factures émises.

Régler une location dont la facture est déjà émise

Si la facture a été émise avant le règlement, le règlement l'utilise : aucune seconde facture n'est créée. Si le règlement change le montant de la location (retard, dommages, remise), il est refusé : générez d'abord un avoir sur tout le montant de la facture ; le règlement émet alors une nouvelle facture.